Tapahtumamarkkinointi somessa: tehokkaat vinkit ja strategiat

Sosiaalisen median voima markkinoinnissa on kiistaton. Tapahtumamarkkinointi somessa on yksi tehokkaimmista tavoista saavuttaa laajempi yleisö ja sitouttaa potentiaalisia osallistujia. Se on keino saada tapahtumasi elämään ja hengittämään verkossa luoden innostusta ja osallisuutta jo ennen tapahtumaa, sen aikana sekä jälkeen. Somen teho perustuu ennen kaikkea tarkkoihin kohdentamismahdollisuuksiin ja kustannustehokkaaseen näkyvyyteen, joita perinteisillä markkinointikanavilla on vaikea saavuttaa. Olivat kyseessä sitten messut, seminaarit tai mitkä tahansa muut tapahtumat, ovat sosiaalisen median kanavat, kuten Facebook, Instagram, TikTok, X, LinkedIn ja Snapchat muodostuneet olennaiseksi osaksi tapahtumamarkkinointia. Tapahtumamarkkinointi voidaan jakaa kolmeen osaan: ennakkomarkkinointi, tapahtuman aikainen markkinointi ja jälkimarkkinointi.  Tässä artikkelissa kerromme, miksi tapahtumamarkkinointi somessa on tärkeää ja mitkä ovat parhaita tapoja maksimoida tapahtuman näkyvyys ja menestys. 

Miksi tapahtumamarkkinointi somessa on tärkeää yrityksellesi?

Sosiaalinen media tarjoaa ainutlaatuisen alustan, jossa tapahtumasi voi saavuttaa valtavan määrän potentiaalisia osallistujia. Tässä muutamia tärkeimpiä syitä, miksi yrityksesi kannattaa markkinoida tapahtumiaan sosiaalisessa mediassa:

Laaja tavoittavuus:

Somen tarjoama laaja tavoittavuus on vertaansa vailla. Yhden klikkauksen kautta viesti voi levitä sekunneissa ympäri maailmaa – jopa tilanteissa, joissa olet aluksi tavoitellut vain paikallista yleisöä. Hyvin suunniteltu somemarkkinointi voi saavuttaa tuhansia, jopa miljoonia ihmisiä.  Sosiaalisen median alustat, kuten Facebook, Instagram, TikTok ja LinkedIn, yhdistävät käyttäjiä maailmanlaajuisesti. Kun tapahtumaa markkinoidaan näiden kanavien kautta, mahdollisuus tavoittaa laaja ja monimuotoinen yleisö kasvaa huomattavasti. Esimerkiksi hyvin kohdennettu TikTok-mainos voi tavoittaa tuhansia ihmisiä lyhyessä ajassa samalla, kun orgaaniset postaukset jakavat tietoa ja suosituksia käyttäjien keskuudessa – tapahtuma voi siis saada näkyvyyttä ja tunnettuutta myös niissä verkostoissa, joita ei alun perin ollut edes kohdennettu.

Tarkka kohdentaminen:

Laaja tavoittavuus ei kuitenkaan tarkoita pelkkää massoille viestimistä, vaan mahdollisuutta päästä juuri oikean kohdeyleisön tietoisuuteen. Sosiaalisen median alustoilla on käytössään edistyneitä kohdentamistyökaluja, joiden avulla voidaan tavoittaa tarkasti määriteltyjä yleisösegmenttejä. Tämä varmistaa, että tapahtuman viesti saavuttaa juuri ne henkilöt, jotka todennäköisimmin ovat kiinnostuneita osallistumaan. Tarkka kohdentaminen lisää myös kampanjoiden kustannustehokkuutta ja parantaa osallistujakokemusta. Osallistujat tuntevat olevansa osa tapahtumaa jo ennakkoon, mikä vahvistaa sitoutumista.

Reaaliaikainen vuorovaikutus:

Some-tapahtumat antavat mahdollisuuden välittömään vuorovaikutukseen osallistujien kanssa, mikä lisää tapahtuman kiinnostavuutta ja sitoutumista. Tämä ominaisuus erottaa somen monista perinteisistä markkinointikanavista ja tekee siitä erityisen tehokkaan työkalun tapahtumien markkinoinnissa ja hallinnoinnissa. Reaaliaikainen vuorovaikutus tarkoittaa, että tapahtuman järjestäjät voivat olla suoraan yhteydessä yleisöönsä ja osallistujien kanssa tapahtuman kaikissa vaiheissa – ennen tapahtumaa, sen aikana ja sen jälkeen. Reaaliaikainen vuorovaikutus sosiaalisessa mediassa tuo tapahtumamarkkinointiin syvyyttä ja dynamiikkaa, joita perinteiset kanavat eivät pysty tarjoamaan. Se luo mahdollisuuden monisuuntaiseen kommunikaatioon, mikä lisää osallistujien sitoutumista.

Kustannustehokkuus:

Sosiaalisen median alustoilla tapahtuva tapahtumamarkkinointi on myös huomattavan kustannustehokasta. Mainoskampanjoiden kustannukset ovat usein huomattavasti pienemmät kuin perinteisillä kanavilla, ja niiden tehokkuutta voidaan seurata ja optimoida lähes reaaliajassa. A/B-testaus, jossa kokeillaan erilaisia mainosversioita, mahdollistaa kampanjoiden hienosäädön pienilläkin budjeteilla. Tämä mahdollistaa kampanjoiden jatkuvan parantamisen ja parhaiden käytäntöjen hyödyntämisen tulevissa tapahtumissa.

Markkinointi tapahtuman eri vaiheissa

Tapahtumamarkkinointi on monivaiheinen prosessi, joka kattaa tapahtuman koko elinkaaren suunnittelusta jälkimarkkinointiin – ja Facebook- ja Instagram-mainonta voi tukea jokaista vaihetta. Olipa kyseessä suuri konferenssi tai pienempi tilaisuus, onnistunut markkinointi vaatii huolellista valmistelua ja jatkuvaa sitoutumista. Jokainen vaihe ennakkomarkkinoinnista tapahtuman aikaisiin toimiin ja lopulta jälkimarkkinointiin tarjoaa omat mahdollisuutensa vahvistaa tapahtuman näkyvyyttä ja varmistaa osallistujien sitoutuminen.

Ennakkomarkkinointi

Tapahtuman markkinointi kannattaa aloittaa hyvissä ajoin, jotta varmistetaan riittävä näkyvyys ja osallistujien sitoutuminen. Ennakkomarkkinoinnin ajoitus riippuu tapahtuman luonteesta: ilmaistapahtumille riittää yleensä noin kuukauden ennakointi, kun taas maksullisille ja arvokkaammille tapahtumille markkinointi voi alkaa jo 3–6 kuukautta etukäteen. Käytännössä mitä arvokkaampi tapahtuma, sitä aikaisemmin markkinointi kannattaa aloittaa. Ajoissa aloitettu markkinointi luo pohjan tapahtuman menestykselle, sillä se kasvattaa brändin tunnettuutta ja houkuttelee potentiaalisia osallistujia ilmoittautumaan tai ostamaan lippuja. 

Tapahtumanaikainen markkinointi

Tapahtuman aikana markkinointi ei pysähdy, vaan jatkaa aktiivista rooliaan osallistujien sitouttamisessa ja uusien osallistujien houkuttelemisessa. Erityisen tehokas kanava tässä vaiheessa on X, jossa reaaliaikainen viestintä, aihetunnisteet (hashtagit) ja keskustelut parantavat tapahtuman näkyvyyttä ja kiinnostavuutta. Myös Metan mainoskampanjoilla voidaan tehokkaasti tavoittaa viime hetken osallistujia. Monipäiväisissä tapahtumissa tapahtumanaikainen markkinointi voi jopa lisätä lippumyyntiä ja osallistumista seuraaville päiville. Tapahtuman aikana on tärkeää ylläpitää jatkuvaa läsnäoloa sosiaalisessa mediassa jakamalla huomiota herättäviä kuvia ja videoita tapahtumasta, ilmoittamalla ohjelmamuutoksista ja luomalla osallistujille tunteen, että he ovat osa jotakin dynaamista ja ainutlaatuista.

Jälkimarkkinointi

Tapahtuman päätyttyä markkinointi ei lopu, vaan siirtyy jälkimarkkinointiin, joka on niin ikään olennainen osa kokonaisuutta. Jälkimarkkinointi tarjoaa mahdollisuuden kerätä arvokasta palautetta tapahtuman onnistumisesta ja kehittämiskohteista esimerkiksi kyselyiden kautta, jotka kannattaa lähettää pian tapahtuman jälkeen. Lisäksi tapahtuman jälkeen julkaistut postaukset, blogit tai aftermovie-videot voivat paitsi kiittää osallistujia myös jatkaa tapahtuman jälkeistä tunnelmaa ja sitouttaa yleisöä tuleviin tapahtumiin. Julkaisuissa voi käsitellä tapahtuman kohokohtia, julkaista osallistujien ajatuksia ja tarjota eksklusiivisia sisältöjä, jotka houkuttelevat palaamaan tuleviin tilaisuuksiin. Jälkimarkkinointi valmistaa tietä tulevalle ja vahvistaa tapahtuman pitkäaikaista arvoa.

Kuinka valita oikeat sosiaalisen median alustat tapahtumamarkkinointiin?

Kaikki sosiaalisen median alustat eivät ole samanarvoisia tapahtumamarkkinoinnissa. Parhaat kanavat valitaan kohdeyleisön mukaan; esimerkiksi nuorempaa yleisöä tavoittaa tehokkaimmin TikTokissa, Instagramissa, YouTubessa ja Snapchatissa, kun taas vanhemmat ja ammatilliset kohderyhmät on järkevää tavoittaa Facebookissa, X:ssä ja LinkedInissä. Lisäksi alan mielipidevaikuttajien ja tapahtuman esiintyjien hyödyntäminen eri kanavissa tuo lisäarvoa ja uskottavuutta markkinointiin, mikä voi näkyä suoraan kävijämäärissä.

• Facebook: Erinomainen valinta laajalle yleisölle suunnattuihin tapahtumiin. Facebookin tapahtumatoiminto ja laajat mainostyökalut tekevät siitä monipuolisen alustan.
• Instagram: Sopii visuaalisille ja nuoremmalle yleisölle suunnatuille tapahtumille. Instagram Stories ja Reels ovat tehokkaita tapoja lisätä tapahtumasi näkyvyyttä.
• TikTok: Erinomainen valinta tapahtumille, jotka haluavat tavoittaa nuoremman yleisön ja hyödyntää lyhytvideomarkkinointia. TikTokin trendit ja haasteet tarjoavat luovia tapoja lisätä tapahtuman näkyvyyttä ja osallistujien sitoutumista.
• LinkedIn: Paras alusta ammattilaistapahtumille ja B2B-segmentille. LinkedInin avulla voit kohdentaa tapahtumasi ammattilaisille ja yrityspäättäjille.
• X: Soveltuu erityisesti tapahtumien reaaliaikaiseen seurantaan ja keskustelun herättämiseen. Hashtagit ovat avainasemassa X:n käytössä.

Tehokkaat vinkit some-tapahtumien markkinointiin

Tapahtumamarkkinointi somessa vaatii suunnitelmallisuutta ja strategista ajattelua. Tässä muutamia vinkkejä, jotka auttavat maksimoimaan tapahtuman näkyvyyden ja osallistujamäärän sosiaalisen median avulla:

Luo uniikki tapahtuma-hashtag

Hashtag tekee tapahtumastasi helposti löydettävän ja auttaa luomaan yhteisöllisyyttä osallistujien keskuudessa. Kannusta osallistujia käyttämään hashtagia postauksissaan ennen tapahtumaa, sen aikana ja sen jälkeen.  Kun ihmiset käyttävät tapahtuman hashtagia postauksissaan, saadaan aikaan ikään kuin digitaalinen kokoontumispaikka, jossa osallistujat voivat jakaa kokemuksiaan ja seurata, mitä muut sanovat tapahtumasta. Hashtag toimii samalla myös eräänlaisena digitaalisena käyntikorttina, joka liittää kaikki tapahtumaan liittyvät julkaisut yhteen.

Tee yhteistyötä vaikuttajien kanssa

Vaikuttajamarkkinointi on noussut keskeiseen rooliin tapahtumien markkinoinnissa, ja oikeiden vaikuttajien kanssa tehty ugc-yhteistyö voi merkittävästi kasvattaa tapahtuman tunnettuutta ja houkutella uusia osallistujia. Vaikuttajat, joilla on uskollinen seuraajakunta, voivat laajentaa tapahtuman näkyvyyttä tavoittaen yleisöjä, joita muuten olisi vaikea saavuttaa. Vaikuttajia valitessa on tärkeää varmistaa, että heidän seuraajakuntansa vastaa tapahtuman kohdeyleisöä. Yhteistyö vaikuttajien kanssa voi  sisältää esimerkiksi yhteispostauksia, arvontoja tai eksklusiivisia ennakkokatsauksia tapahtumasta. He voivat myös toimia tapahtuman ”kasvoina” tai vetää live-lähetyksiä, jotka lisäävät kiinnostusta ja sitoutumista tapahtumaan. 

Hyödynnä live-lähetyksiä

Live-videot TikTokissa, Instagramissa tai YouTubessa ovat loistava tapa sitouttaa yleisöä ja lisätä tapahtumasi kiinnostavuutta. Live-lähetysten etuna on niiden reaaliaikaisuus ja vuorovaikutusmahdollisuudet: katsojat voivat kommentoida ja esittää kysymyksiä suoraan lähetyksen aikana, mikä tekee tapahtumasta dynaamisemman ja osallistavamman. Live-lähetyksissä voidaan esimerkiksi esitellä tapahtuman valmisteluja, järjestää Q&A-sessioita tai tarjota kulissien takaista materiaalia. Lisäksi live-lähetykset voidaan tallentaa ja jakaa myöhemmin, mikä lisää niiden pitkäaikaista arvoa. Tämä tarjoaa myös mahdollisuuden tavoittaa niitä, jotka eivät voineet seurata lähetystä suorana, mutta ovat kiinnostuneita tapahtuman sisällöstä.

Käytä maksullista mainontaa viisaasti

Sosiaalisen median mainostyökalut mahdollistavat tapahtumasi mainostamisen tarkasti valitulle yleisölle. Maksullisen mainonnan avulla voit varmistaa, että tapahtumasi viesti tavoittaa juuri oikean yleisön perustuen esimerkiksi heidän demografisiin tietoihinsa, kiinnostuksen kohteisiinsa tai käyttäytymiseensä verkossa. Kun käytät maksullista mainontaa, on tärkeää asettaa selkeät tavoitteet ja mitata niiden saavuttamista. Esimerkiksi A/B-testaus on loistava tapa optimoida mainoskampanjoita ja löytää parhaiten toimivat viestit ja kuvat, jotka resonoivat kohdeyleisön kanssa. Lisäksi maksullinen mainonta voi toimia erityisen hyvin viime hetken osallistujien houkuttelemisessa, kun tapahtuma lähestyy. Muista myös hyödyntää maksullisessa mainonnassa seurantapikseleitä. Jos tapahtumasi laskeutumissivuna toimii jokin kolmannen osapuolen alusta, kuten ulkopuolinen lipunmyyntipalvelu, voi olla vaikeata saada tarkkaa dataa siitä miten mainonta todella toimii.

Miten luoda kiinnostusta ja sitoutumista some-tapahtumien ympärille?

Osallistujien sitoutuminen on yksi tärkeimmistä tekijöistä tapahtuman onnistumisessa, ja sosiaalinen media tarjoaa erinomaiset puitteet tämän sitoutumisen kasvattamiseen. Onnistunut sitouttaminen ei synny vain tapahtuman aikana, vaan alkaa jo kauan ennen tapahtuman alkua ja jatkuu pitkälle sen jälkeen. Tässä muutamia vinkkejä, joilla voit lisätä kiinnostusta ja sitoutumista tapahtumasi ympärillä:

Tarjoa ennakkosisältöä

Julkaise ennakkosisältöä, kuten haastatteluja puhujien kanssa, esikatseluja tulevasta ohjelmasta tai kilpailuja, jotka sitouttavat yleisöä ennen tapahtumaa.  Lisäksi voit hyödyntää esimerkiksi teemakohtaisia postauksia, joissa käsitellään tapahtumassa esille nousevia aiheita. Tämä auttaa yleisöä valmistautumaan tapahtumaan ja antaa heille mahdollisuuden perehtyä tapahtuman aiheisiin jo etukäteen. Tällainen ennakkoperehtyminen voi myös kannustaa keskusteluun ja mielipiteiden vaihtoon, mikä lisää osallistujien sitoutuneisuutta.

Järjestä kilpailuja ja arvontoja

Kilpailut ja arvonnat ovat klassisia, mutta edelleen erittäin tehokkaita keinoja lisätä kiinnostusta ja sitoutumista tapahtumaa kohtaan. Kun osallistujat saavat mahdollisuuden voittaa esimerkiksi ilmaisia lippuja tai muita tapahtumaan liittyviä palkintoja, se luo heille lisäsyyn olla aktiivisesti mukana tapahtuman ympärillä käytävässä keskustelussa. Kilpailut voivat olla esimerkiksi some-julkaisuja, joissa osallistujat jakavat omia näkemyksiään tai kokemuksiaan tapahtuman teemoista. 

Arvontoja järjestettäessä kannattaa huomioida, että osallistujien sitoutuneisuus voi kasvaa, jos heitä kannustetaan tekemään enemmän kuin vain tykkäämään tai jakamaan postausta. Esimerkiksi kysymysten esittäminen tai luovien tehtävien antaminen kilpailun yhteydessä voi lisätä heidän panostaan ja siten myös sitoutumista. Tämän tyyppiset kilpailut saavat osallistujat pohtimaan tapahtumaa syvällisemmin ja voivat auttaa heitä tuntemaan itsensä aidosti osaksi tapahtuman suunnittelua ja toteutusta. Toisaalta kynnys arvontoihin ja kilpailuihin osallistumiseen kannattaa tavoitteista riippuen pitää matalana ja prosessi vaivattomana.

Osallista osallistujia ennen tapahtumaa

Kysy mielipiteitä, ehdotuksia tai toiveita tulevan tapahtuman sisällöstä ja ohjelmasta. Tämä saa osallistujat tuntemaan itsensä osaksi tapahtuman suunnittelua. Esimerkiksi kysely, jossa osallistujilta tiedustellaan, mitä aiheita he haluaisivat käsiteltävän tai millaisia puhujia he haluaisivat kuulla, antaa arvokasta tietoa tapahtuman järjestäjille ja samalla lisää osallistujien sitoutumista, sillä he kokevat, että heidän mielipiteensä vaikuttavat tapahtuman sisältöön.

Tapahtumat somessa

Tapahtumia voi paitsi markkinoida somessa, myös järjestää siellä. Alustat, kuten Facebook, Instagram, TikTok ja YouTube tarjoavat mahdollisuuden live-tapahtumien, webinaarien ja keskustelutilaisuuksien toteuttamiseen suoraan verkossa. Tämä mahdollistaa laajemman osallistujakunnan tavoittamisen ja tarjoaa vuorovaikutteisia kokemuksia ja elämyksiä, jotka eivät ole sidottuja aikaan tai paikkaan. Somessa järjestetyt tapahtumat ovat joustava ja myös kustannustehokas vaihtoehto perinteisille tapahtumille. 

Hybriditapahtumat, jotka järjestetään yhtä aikaa sekä fyysisenä tapahtumana että sosiaalisen median välityksellä, yhdistävät parhaita puolia molemmista maailmoista. Näissä tapahtumissa osallistujat voivat valita, osallistuvatko paikan päällä vai verkon kautta, mikä laajentaa huomattavasti tapahtuman tavoittavuutta ja tarjoaa osallistujille enemmän joustavuutta. Samalla ne tarjoavat fyysisen tapahtuman välittömyyden ja sosiaalisen median reaaliaikaisen vuorovaikutuksen yhdistelmän. 

Yhteenveto

Sosiaalinen media tarjoaa tapahtumamarkkinoinnille laajan tavoittavuuden, reaaliaikaisen vuorovaikutuksen ja mahdollisuuden tarkkaan kohdentamiseen. Kun tapahtuman eri vaiheet — ennakkomarkkinointi, tapahtuman aikainen näkyvyys ja jälkimarkkinointi — suunnitellaan ja toteutetaan huolella sosiaalisen median kanavissa, saavutetaan tavoiteltuja tuloksia kustannustehokkaasti. Kun nämä mahdollisuudet hyödynnetään oikein, tapahtumasi saa sen näkyvyyden ja sitoutumisen, jonka se ansaitsee. 

Onko tapahtuma tulossa, ja kaipaat suuntaviivoja sen markkinointiin? Me Wuohella olemme auttamassa tapahtumasi markkinoinnissa kaikilla osa-alueilla, olipa kyseessä yksittäinen kampanja tai kokonaisen markkinointistrategian rakentaminen. Olemme olleet apuna asiakkaidemme monien erilaisten tapahtumien markkinoinnissa: yhdessä olemme täyttäneet webinaareja, laivoja klubeja, ja jäähalleja. Pitkän ja kattavan kokemuksemme ansiosta digimarkkinoinnin parissa tiedämme, mitä tarvitaan, jotta tapahtumasi saa ansaitsemansa näkyvyyden ja menestyksen. Ota yhteyttä!